Как подготовить офис/помещение к установке СУО?

Идеально, если вы делаете ремонт сразу с прицелом на установку электронной очереди. Тогда заранее продумайте, где будут находиться терминал системы управления электронной очередью и табло — для них потребуются розетки для питания (220V) и подключения к сети (компьютерная розетка RJ45). После того как отделка помещения закончится, вам останется только разместить компоненты системы на выделенных им местах. Если офис уже готов, а про сетевые коммуникации вы не подумали, — не беда, оборудование системы «Либерти» можно подключить и через Wi-Fi.

Что касается площади офиса, она может быть совсем небольшой, — самая компактная модель терминала «Стенли» от «Либерти» выступает от стены всего на двадцать шесть сантиметров.

Для организации системы управления электронной очередью вам потребуются:

1. Аппарат для выдачи талонов электронной очереди. В зависимости от площади и планировки помещения, мы предлагаем три варианта терминалов. Настенный или настольный «Стенли» подходит для небольших помещений — кроме компактных размеров, его плюс — закругленные углы, о которые невозможно травмироваться, случайно наткнувшись. Напольный «Полли» — золотой стандарт среди терминалов, который подходит для большинства коммерческих организаций. Напольный «Френдли» входит в реестр российской радиоэлектронной продукции, поэтому подходит для государственных компаний. Если у вас уже есть свой терминал, его также можно подключить к системе «Либерти».

2. Телевизор или центральное табло. С его помощью посетители будут следить за ходом очереди и не пропустят свой номер, поэтому он должен находиться в зоне видимости всех клиентов. Если помещение сложной формы, лучше поставить 2–3 табло так, чтобы информация была доступна и тем, кто занял самое удобное место в центре зала, и тем, кто спрятался за дальней колонной.  Лучше всего подходят телевизоры с Android TV или ее производными (Ya OS, Салют ТВ, Google TV), так как могут работать автономно, без внешних источников сигнала, используя приложение TV Liberty Informer, которое устанавливается прямо на телевизор.

3. Подключение. Для терминала потребуется одна розетка 220В и одна Ethernet-розетка для подключения к ЛВС (если ее нет, то можно подключить по Wi-Fi). Электричества терминалу надо как зерна Дюймовочке: 40–60 Вт в состоянии покоя и до 100 Вт в момент печати талона. Поэтому переживать за увеличившиеся счета за электричество не придется. Каждому экрану нужны одна розетка 220 В и одна Ethernet-розетка для подключения к ЛВС (если ее нет, то можно подключить по Wi-Fi). Если телевизор без Android TV, то ему понадобится контроллер (приставка), который подключается к телевизору по HDMI и выводит на него картинку и звук. Для него нужна еще одна розетка 220 В (или можно использовать обычный тройник).

4. Программное обеспечение. Базовый вариант позволяет использовать один терминал и одно центральное табло. Дополнительно вы можете расширить лицензию на любое количество оборудования, а также приобрести подписку на онлайн-сервисы. Например, подключить трансляцию загруженности офиса на сайт, предварительную онлайн-запись или систему оценки качества обслуживания.

5. Бумага для печати талонов. Нужна обычная термолента шириной 80 мм, которая используется в кассовых аппаратах. Она недорогая и продается даже в магазине канцтоваров.

6. Указатели окон или табло сотрудников. Самый бюджетный вариант — таблички или наклейки с номерами окон. Но если хочется красоты и статуса, можно установить светодиодные табло операторов. Они подключаются по Ethernet-кабелю с использованием технологии подачи питания по этому же кабелю (PPoE) — отдельного провода не требуется.

7. Диванчики для ожидающих. Еще один необязательный, но статусный элемент, который говорит о том, что вы заботитесь о своих посетителях. Если нет места для полноценной зоны ожидания, поставьте хотя бы один стул на случай, если придет пожилой человек или беременная женщина.

Даже самая продуманная система управления очередью будет недостаточно эффективна, если нумерация окон организована неправильно. Главные ошибки:

1. Нумерация справа налево. Это нелогично и неудобно, ведь читаем мы слева направо. Чувствуете смутное раздражение, которое вызывает эта картинка?

2. Нумерация не считывается из любого угла офиса. Если вы спрятали номера окон куда-то за спины сотрудников, то приготовьтесь к тому, что клиенты будут бродить от окна к окну, грустно заглядывая в глаза сотрудникам, как мамонтенок, потерявший маму.

3. Перебор с «красотой». Нет ничего страшного в стремлении оформить весь офис в едином стиле. Но всегда нужно помнить про читабельность и информативность указателей. Номера табличек лучше делать лаконичными и понятными, чтобы они не слились с фоном. Помогите найти Даше-путешественнице четвертое окно:

4. Дублирование нумерации. Если так исторически сложилось, что в вашей организации одновременно существуют «Кабинет 3», «Окно 3» и «З-секция», избавьтесь от этого артефакта прямо сейчас. Дайте каждому помещению отдельный уникальный номер. Например, сделайте «Кабинет 13», где 1 — это номер этажа, а 3 — номер кабинета, и тд.

5. Указатели номеров расположены неоднозначно, непонятно, к какому окну какой относится. Если указатели расположены между окнами, посетители всегда будут их путать. Сами попробуйте разобраться:

Лучше всего поставить терминал прямо напротив входа — так, чтобы у посетителей не было ни единого шанса пройти мимо. Как минимум, его должно быть хорошо видно всем. Можно повесить над ним табличку «Возьмите талон здесь», чтобы его точно не пропустили.

Самая плохая идея — спрятать терминал электронной очереди в какой-нибудь темный уголок, где он никому не будет мешаться, идеально впишется в свободный угол и где его никто никогда не заметит. Если другого подходящего места не нашлось, хотя бы повесьте у входа табличку «Возьмите талон в терминале» и укажите стрелочками как к нему пройти.

Если площадь позволяет, можно купить стойку электронной очереди, которая размещается на полу. Если же места в офисе мало, лучше взять настенную модель: она гораздо компактнее, ее невозможно опрокинуть, к тому же такое расположение не помешает уборке. Установить настенный терминал лучше на высоте 75–80 сантиметров от пола.

Телевизор должен хорошо просматриваться со всех мест ожидания. Не вешайте его слишком высоко, чтобы людям не пришлось задирать голову. Но и не размещайте так, чтобы до него могли добраться вандалы или любопытные дети. Перед установкой убедитесь, что никакие стены, углы или колонны не загораживают изображение.

Каким бы современным и передовым ни было решение СУО, непродуманный интерьер, плохая навигация и неправильно размещенное оборудование могут свести его пользу к минимуму. Прежде чем купить систему управления очередью, потратьте немного времени на планирование офиса. А затем можно и собрать свой вариант системы с помощью нашего конструктора. Попробуйте сделать это здесь.